効率化の基本は会計ソフト
パソコンを使った業務効率化の基本は、やはり会計ソフトや販売管理など業務ソフトを活用です。
インターネットが登場するはるか昔にOA化と言われていた時代がありましたが、その頃から社内業の務処理をシステム化して効率化してスピードアップするために活用されています。
パソコンの低価格化と普及により中小企業や個人事業者にも広く使われるようになっていきました。当初は、中小企業向けのソフトでも１０万から３０万円程度していましたが、今では数万円で誰でも手軽に導入できる価格となっています。
パソコンも一式で数十万円から１００万円前後もしていた時代です。
いまでは、 家電量販店やネット通販などでも安価ですばらしいソフトが沢山売られていますので、まだ導入されていない方は、ぜひ検討してみてくださいね。
中小企業や個人事業者向けに発売されている会計ソフトなどの業務パッケージソフトは大きく別けると
会計ソフト
財務会計とか経理ソフトなどとも呼ばれているもので、汎用性がとても高く、業種や規模に関わらずパッケージソフトがそのまま一番利用しやすい部分です。
販売管理ソフト
見積書の作成から売上、納品、回収を管理します。業種によっては、仕入れや在庫の管理もします。業種、業態による違いが大きく、既製のパッケージソ フトで全てをそのまま対応するのは難しい部分でもあります。出来る限り業務をソフトに合わせて、使える部分だけを利用し、合わない部分だけは独自に用 意するなどの工夫が大切です。
給与計算ソフト
勤怠管理、月次の給与の計算、社会保険、年末調整から複雑な賃金体系にあわせた計算など、ほとんどの中小企業で利用は可能です。しかし、従業員に任せにくい、月に１度の処理のため操作などを憶えにくいなど、導入による効果を出しにくい面もあります。
顧問税理士や社会保険労務士に他の業務と併せてお願いしている方も多いようです。外部の給与計算サービスなどと費用面や手間を比べられてみるのも良いでしょう。
顧客管理ソフト
比較的新しい分野で、大手各社から発売されており、業種別のテンプレートなども提供されているようですが、具体的に何をしたいのか、よく考えてから導入されることをお勧めします。
単なる住所録として使うには、もったいないように感じますし、ホームページと連動させたメールマーケティングには、物足らないように感じます。
以前であれば、業務ソフトを購入しようと思ったときは、パソコンショップなどに行けば、具体的な説明を聞くことが出来たのですが、パソコンやソフトの低価格化や大型量販店化によりきちんと説明してくれる販売店が少なくなってしまったようです。
- 周囲でソフトを使っている人の意見を効いてみる
- 顧問税理士や会計事務所に相談してみる
- ソフトメーカー主催の店頭デモを利用する
- 体験版ソフトで実際に使ってみる
など、されてみてはいかがでしょう。
多くのソフトメーカーでは、気軽に相談に乗ってもらえますので、まずは問い合わせてみてください。